การบริหารการจัดซื้อ ตอนที่ 2
โดย ดร.ชัชชาลี รักษ์ตานนท์ชัย
กระบวนการจัดซื้อจัดหา
ขั้นตอนการจัดซื้อ
1. ค้นหาและกำหนดความต้องการสินค้า (คำขอซื้อ)
2. กำหนดวิธีการจัดซื้อ ขั้นตอนและระดับการอนุมัติให้จัดซื้อ
3. ให้ซัพพลายเออร์ต่างๆ เสนอราคา
4. ประเมินใบเสนอราคา และคัดเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด
5. ขออนุมัติจัดซื้อ
6. รับมอบสินค้าจากซัพพลายเออร์ (ตรวจสอบคุณภาพ ปริมาณ ความตรงต่อเวลา)
7. ส่งมอบให้ผู้ใช้สินค้า
รูปที่ 1 ขั้นตอนของการจัดซื้อจัดหา
กระบวนการเติมเต็มคำสั่งซื้อ (fulfillment)
กระบวนการจัดซื้อ ถือเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเติมเต็มคำสั่งซื้อของลูกค้า (order fulfillment) เนื่องจากเป็นความพยายามร่วมกันขององค์กรที่จะตอบสนองต่อลูกค้า ซึ่งความต้องการของลูกค้า และวันเวลาที่ต้องการ เป็นสิ่งสำคัญที่ขับเคลื่อนกระบวนการ ส่งผลต่อแผนของการผลิต การกระจายสินค้า การขนส่งสินค้า จะบูรณาการร่วมกัน การร่วมมือกับพันธมิตรที่สำคัญ เพื่อสามารถส่งมอบได้ตรงตามความต้องการ และลดต้นทุนตั้งแต่ผลิตจนถึงส่งมอบ
การวินิจฉัยเพื่อปรับปรุงกิจกรรมโลจิสติกส์ (ด้านจัดซื้อ)
1. ได้กำหนดมาตรฐานการสั่งซื้อวัตถุดิบแต่ละชนิดได้อย่างชัดเจนหรือไม่
2. กำหนดเวลาที่ชัดเจนในการรับสินค้าเข้ามายังหน่วยงานเป้าหมายหรือไม่
3. การขนถ่ายสินค้าและวัตถุดิบ เป็นไปด้วยความเรียบร้อยหรือไม่ เช่น ไม่มีการกระแทก
4. มีการตรวจสอบสินค้าอย่างละเอียดในขณะที่นำส่งวัตถุดิบหรือไม่ ใช้วิธีการและระยะเวลาเท่าไรในการตรวจสอบสินค้า
5. ในการขนถ่ายสินค้า มีการใช้แรงงานพนักงานหรือไม่ มากน้อยเพียงใด
6. ระยะเวลาในการจอดรถบรรทุกเพื่อรอส่งสินค้านานเท่าไร
7. เจ้าหน้าที่จัดซื้อรับทราบข้อมูลการส่งสินค้าที่แท้จริงของซัพพลายเออร์ (supplier) หรือไม่
8. บริเวณพื้นที่สำหรับรับและส่งสินค้ามีความเหมาะสมเพียงใด เช่น รับสภาพฝนตกได้หรือไม่
9. พนักงานผู้ตรวจรับสินค้า มีเวลาว่างมากน้อยเพียงใด
10. วัตถุดิบคงเหลือในคลังสินค้า (ชนิดนั้นๆ) มีปริมาณมากน้อยเท่าใด
สิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการส่งมอบงานของแต่ละหน่วยงานในองค์กร
ฝ่ายจัดซื้อ (Purchasing)
• สิ่งที่ส่งมอบ Deliverables
• วัสดุอะไร What (item)
• จากที่ไหน From (supplier)
• ส่งสถานที่ใด Where (warehouse)
• ส่งเมื่อใด When (receive)
• ปริมาณเท่าไร Quantity
ฝ่ายผลิต (Manufacturing)
• วัสดุอะไร What (item)
• ผลิตที่ใด Where (plant)
• ผลิตอย่างไร How (method)
• เมื่อ When (manufacture)
• ปริมาณ (Quantity)
• ล่วงเวลา (Over Time)
ฝ่ายกระจายสินค้า (Distribution)
• ส่งมอบจากที่ใด Ship from (Plant, DC)
• ส่งไปที่ใด Ship to (DC, Customer)
• ส่งอย่างไร How (transportation method)
• ส่งเมื่อใด When (dispatch)
• ระดับสต๊อก (Stock levels)
ฝ่ายขาย (Sales)
• ยอมรับหรือปฏิเสธ Accept or reject (sales order, forecast order)
• สัญญาได้ Available to Promise (ATP)
• สามารถสัญญาได้ Capable to Promise (CTP)
• การส่งมอบ Delivery (full, partial)
• คำสั่งซื้อตกค้าง (Back orders)
• เพิ่มกำไร (maximize profit)
ตัวอย่างกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงานในฝ่ายต่างๆ : การบริหารวัสดุ (materials management) การจัดซื้อและการจัดหา / การควบคุมการผลิต / โลจิสติกส์ขาเข้า / คลังสินค้าและการจัดเก็บ / ข้อมูล และระบบสารสนเทศ / การวางแผนและควบคุมคลังสินค้า / การพยากรณ์ / การกำจัดวัสดุ
การระบุบ่งชี้ความต้องการของการจัดซื้อจัดหา
กำหนดความต้องการผลิตภัณฑ์ (Specifications ของผลิตภัณฑ์)
• ความต้องการ
• คำขอซื้อ ขั้นตอนขอซื้อ
• ลักษณะเฉพาะพิเศษ
กำหนดความต้องการเชิงกระบวนการ (เงื่อนไขในการทำงาน)
• สิ่งที่ส่งผลต่อการทำงานภายในองค์กร
• ข้อจำกัดในการทำงาน (เช่น ปริมาณผลิต พื้นที่จัดเก็บ ช่วงเวลาทำงาน ฯลฯ)
• ความต้องการเฉพาะของหน่วยงาน
นิยามของคุณภาพ (Definitions of Quality)
• เป็นไปตามข้อกำหนด (Conformance)
• สวยงาม (Aesthetics)
• ทนทาน (Durability)
• สมรรถนะในวัตถุประสงค์ที่ต้องการใช้ (Performance)
• ความเชื่อมั่น (Reliability)
• คุณสมบัติพิเศษนอกเหนือจากคุณสมบัติพื้นฐาน (Features)
• การบริการ (Serviceability)
• คุณภาพที่รับรู้ (Perceived quality) ลูกค้ามีความประทับใจที่เกิดขึ้นจากชื่อเสียงที่สะสม
ที่มา หลักสูตรการบริหารการจัดซื้อ
โครงการภายใต้กรอบความร่วมมือระหว่างภาครัฐและเอกชน SMEs Projects
จัดทำโดย สภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย (สอท.) และ สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจแห่งประเทศไทย (สสว.)